Rekisteriseloste
Tämä on Päivölän opiston EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDRP) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterin pitäjänä on Päivölän opisto.
Päivölän Opiston Kannattajayhdistys ry (0432442-4)
Päivöläntie 52
37770 TARTTILA
03 233 2200
toimisto@paivola.fi
Rekisterin liittyvissä asioissa ensisijaisesti yhteys ylläolevilla yhteystiedoilla tai rehtoriin:
Antti Jehkonen
040 8300 640
antti.jehkonen@paivola.fi
2. Rekisterin nimi
Päivölän opiston opiskelijarekisteri
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus. Henkilö suostuu henkilötietojen käsittelyyn antaessa tietonsa vapaaehtoisesti.
Rekisteriin kerätään tietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:
- viestintä/yhteydenpito/tiedottaminen
- laskutus
- opiskelijasuoritukset
- markkinointi
- yhdistysten jäsenrekisterin ylläpito
4. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisterissä henkilöistä säilytettäviä tietoja ovat:
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- Henkilötunnus tai kansalaisuus
- Syntymäpäivä
- Sukupuoli
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Erikoisruokavalio
- Laskutustiedot
- Henkilön itsensä ilmoittamat vapaamuotoiset huomiota vaativat asiat (liikuntarajoitteet, sairaudet, yms.)
Alaikäiseltä kerätään lähiomaisen yhteystiedot. Näitä ovat ensisijaisesti etunimi, sukunimi, sähköposti ja puhelinnumero, mutta tarvittaessa niitä voidaan täydentää kattamaan muita henkilöistä tallennettavia tietoja.
Yksittäisten kurssien, tapahtumien ja opintolinjojen kohdalla voidaan kysyä tarkentavia lisätietoja, jotka ovat oleellisia osallistumisen kannalta. Näitä voivat esimerkiksi olla musiikkileirien tapauksessa henkilön soittamat soittimet tai opintolinjoilla opiskelijan aiemmat opinnot.
Näiden lisäksi henkilön tiedot kytketään mm. kurssiosallistumisiin, majoituksiin ja heiltä kerättyihin markkinointilupiin.
Päivölän kanssa vahvasti yhteistyössä toimivat yhdistykset, jotka koostuvat pääasiallisesti alumneista, voivat käyttää Päivölän opiston opiskelijarekisteriä jäsenrekisterinään. Tällöin henkilön jäsenyydestä tallennetaan tieto kyseiseen yhdistykseen liittyen.
5. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin pääasiallisena tietolähteenä toimii Päivölän opiston verkkosivuilla olevat hakemuslomakkeet. Tietoja voidaan vastaanottaa myös henkilön ollessa yhteydessä toimistolle puhelimitse, sähköpostitse tai paikan päällä, mikäli hän on mm. estynyt käyttämään hakemuslomakkeita. Tietojen ajantasaisuus varmistetaan henkilön saapuessa ilmoittautumallensa kurssille tai muuhun tapahtumaan.
Päivölän kanssa vahvasti yhteistyössä toimivat yhdistykset, jotka koostuvat pääasiallisesti alumneista, voivat toimittaa päivitettyjä yhteystietoja, mikäli ne käyttävät Päivölän opiston opiskelijarekisteriä jäsenrekisterinään.
6. Tietojen luovutus
Tiedot ovat saatavilla niille Päivölän opiston henkilökunnan jäsenille ja opettajille siinä määrin missä kyseisen henkilön tiedot ovat oleellisia kyseiselle henkilökunnan jäsenelle tai opettajalle työtehtävien suorittamiseksi.
Tietoja voidaan laskutustarkoituksessa siirtää kirjanpito-ohjelmistoon ja luovuttaa siitä edelleen perintätoimistolle tarvittaessa.
Mikäli tietoja on tarvetta luovuttaa muille tahoille, kysytään tästä aina erikseen lupa opiskelijoilta. Tällaisia tilanteita voivat olla muun muassa opiskelijasuoritusten vienti Opetushallituksen kansalliseen opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitettyyn integraatiopalveluun (KOSKI).
Tietoja ei säännönmukaisesti rekisterinpitäjän toimesta luovuteta muualle kuin yllä mainituissa kohdissa määritetyille tahoille.
7. Rekisterin suojauksen periaate
Rekisterin tietoihin käsiksi pääseminen vaatii henkilökunnan jäseniltä ja opettajilta autentikaation, jonka jälkeen tunnistetulle käyttäjälle annetaan valtuudet sen mukaan, mitä hänen työkuvansa ja -tehtävänsä edellyttävät.